Vốn tài liệu thư viện là một trong những bộ phận quan trọng cấu thành nên thư viện, là tài sản quý giá, là tiềm lực của mỗi thư viện. Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu bạn đọc càng lớn. Để phục vụ bạn đọc thì toàn bộ vốn tài liệu của thư viện cần được tổ chức và sắp xếp khoa học. Nghĩa là toàn bộ vốn tài liệu của thư viện được bổ sung về, sau khi phân loại, đóng dấu, dán nhãn, nhập cơ sở dữ liệu để quản lý sẽ được phân chia và sắp xếp một cách khoa học, có hệ thống thành từng kho khác nhau. Điều này tạo ra một trật tự trong các tài liệu nhằm quản lý, bảo quản chúng được tốt, tạo thuận lợi cho việc sử dụng và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu có trong thư viện.

Trong công tác thư viện, căn cứ vào đối tượng bạn đọc, loại hình, nội dung tài liệu… sẽ có nhiều phương pháp tổ chức, sắp xếp kho tài liệu khác nhau, như: kho đóng, kho mở, kết hợp giữa kho đóng và kho mở, sắp xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt, xếp theo môn loại hoặc theo chủ đề tài liệu…Với mỗi cách tổ chức, sắp xếp kho đều có những ưu nhược điểm riêng. Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có vốn tài liệu trên 200.000 bản sách, hơn 100 loại báo, tạp chí và nhiều loại tư liệu khác. Với số vốn tài liệu này, Thư viện tổ chức thành 5 phòng phục vụ bạn đọc tại thư viện và một kho sách luân chuyển phục vụ tại các thư viện cơ sở. Căn cứ vào điều kiện cơ sở vật chất, tùy vào từng loại hình tài liệu và đối tượng bạn đọc, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã lựa chọn những cách tổ chức, sắp xếp kho phù hợp, tối ưu nhất, vừa quản lý tốt tài liệu vừa  tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc.             

Tổ chức kho Đọc và  kho Địa chí

                                              Sách kho Đọc

Tài liệu kho Đọc gồm trên 33.000 bản sách, tổng hợp tất cả các môn loại, phục vụ mọi đối tượng bạn đọc. Tài liệu kho địa chí gồm hơn 20.000 bản sách và tư liệu, trong đó có nhiều tư liệu quý, nội dung tài liệu viết về các lĩnh vực của tỉnh Vĩnh Phúc, phục vụ bạn đọc tìm hiểu và nghiên cứu về địa phương.

 Cách thức tổ chức, sắp xếp tài liệu kho Đọc và kho Địa chí theo hình thức kho đóng, hay còn gọi là kho kín. Nghĩa là tài liệu được sắp xếp trong kho sách theo nguyên tắc nhất định và chỉ có cán bộ thư viện mới được vào kho, bạn đọc chọn sách thông qua cơ sở dữ liệu của thư viện, không được trực tiếp chọn sách trong kho.

Với cách tổ chức kho kín thì sách được sắp xếp trên giá như sau: Mỗi cuốn sách kho Đọc và kho Địa chí có số đăng ký cá biệt riêng và được dán ở góc trên, bên trái cuốn sách. Sách được xếp lên giá theo thứ tự số đăng ký cá biệt của từng cuốn sách. Trên mỗi giá, sách được xếp từ ngăn trên cùng xuống ngăn dưới, xếp từ phía bên trái sang bên phải, xếp lần lượt theo số đăng ký cá biệt từ 01 cho đến hết.

Ưu điểm của cách xếp này là: Tiết kiệm giá và không gian phòng kho vì là kho kín, chỉ cán bộ thư viện được vào nên khoảng cách giữa các giá không cần rộng; Dễ dàng quản lý và kiểm kê sách vì sách được xếp theo thứ tự số đăng ký cá biệt, cuốn sách nào bị trống, ngắt quãng, không liên tục sẽ phát hiện ra ngay đó là tên sách nào không có trong kho. Muốn tìm chính xác cuốn sách nào đó sẽ dễ dàng tìm được vị trí của cuốn sách đó trong kho căn cứ vào số đăng ký cá biệt. Sách để trên giá gọn gàng, ngăn nắp, không bị xáo trộn, hạn chế mất mát vì bạn đọc không được trực tiếp lựa chọn sách trên giá. Tuy nhiên, nhược điểm của cách sắp xếp này là bạn đọc không được trực tiếp lựa chọn sách trên giá mà phải tra tìm thông qua cơ sở dữ liệu với các thông tin mô tả sách, chưa chi tiết nội dung sách. Sách cùng chủ đề, cùng môn loại hay cùng tác giả bị xếp phân tán ở các nơi khác nhau trong kho.

 Hình thức phục vụ bạn đọc tại kho Đọc và kho Địa Chí như sau: Bạn đọc tra cứu tài liệu qua trang web: thuvien.vinhphuc.gov.vn, sau đó ghi thông tin cuốn sách mình muốn mượn vào phiếu yêu cầu gồm tên sách và số đăng ký sách, thủ thư sẽ vào kho lấy sách phục vụ bạn đọc. Bạn đọc mượn sách và ngồi đọc sách tại chỗ, không được mang về nhà, đọc xong trả lại sách cho thủ thư ngay trong buổi làm việc.

Tổ chức kho Mượn

                                   Sách kho Mượn

Kho Mượn với số lượng tài liệu khá lớn gần 50.000 bản sách. Căn cứ vào nhu cầu bạn đọc, Thư viện chia sách kho Mượn thành 2 kho riêng biệt:

- Đối với sách được bổ sung từ năm 1997 trở về trước (sách cũ) được tổ chức dưới hình thức kho đóng, nghĩa là sách được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt và bạn đọc không được trực tiếp lựa chọn sách trong kho. Bạn đọc mượn loại sách này phải tra tìm trên cơ sở dữ liệu, ghi thông tin sách ra phiếu yêu cầu và thủ thư sẽ vào kho lấy sách phục vụ bạn đọc.

- Đối với sách được bổ sung từ năm 1998 đến nay được tổ chức theo hình thức kho mở, nghĩa là bạn đọc sẽ được trực tiếp lựa chọn sách trên giá. Sách ở đây được sắp xếp theo môn loại (theo khung phân loại DDC), gồm 10 môn loại: Tôn giáo, Chính trị, Khoc học tự nhiên….  Sách ở mỗi môn loại được xếp lần lượt vào các giá riêng biệt. Trong mỗi môn loại, sách lại được chia nhỏ theo những ngành, lĩnh vực khác nhau và đều được xếp lần lượt theo nguyên tắc nghiệp vụ thư viện. Mỗi cuốn sách ở mỗi môn loại được quy định bởi những mã màu mà cán bộ thư viện dán ở gáy sách. Ví dụ: môn loại 0 Tổng loại: dán màu vàng, 1 Triết học tâm lý học: dán màu xanh da trời, 2 Tôn giáo: dán màu đen, 3 Khoa học xã hội: dán màu đỏ…, trong mỗi môn loại lại được chia nhỏ thành nhiều ngành và được quy định bởi các ký hiệu khác nhau bằng số, bằng chữ hoặc bằng hình khối …. để dễ dàng phân biệt. Việc dán mã mầu để bạn đọc dễ nhận biết môn loại và thủ thư dễ dàng sắp xếp lại cuốn sách nếu nó được để sai vị trí.

Ưu điểm của cách tổ chức kho mở là: Tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc được trực tiếp lựa chọn sách trên giá, đọc lướt cuốn sách xem có phù hợp hay không rồi mới mượn về. Với mỗi môn loại sách được xếp ở những giá sách riêng và có biển chỉ dẫn, có mã màu nổi bật, thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm, lựa chọn sách. Nhược điểm của cách tổ chức kho mở là: Không tiết kiệm được diện tích kho và giá sách vì mỗi môn loại cần phải để chỗ dự trữ trên giá cho tài liệu bổ sung sau và mỗi giá sách cần bố trí cách nhau một khoảng rộng rãi để bạn đọc có thể tìm tài liệu một cách thuận lợi nhất. Bạn đọc tự vào kho lựa chọn sách nên thường để sách lộn xộn, sai vị trí, cán bộ thư viện phải mất nhiều công sức để sắp xếp tài liệu theo trật tự, đồng thời sách dễ bị mất mát. Việc sắp xếp theo môn loại gây khó khăn trong việc quản lý và kiểm kê sách, muốn kiểm kê được sách chỉ có cách đếm số lượng và cũng khó phát hiện ra cuốn nào bị mất.

Tổ chức kho Thiếu nhi

                                      Sách phục vụ Thiếu nhi

Sách dành cho thiếu nhi có gần 40.000 bản sách, Thư viện tổ chức kho theo hình thức kho mở. Sách được phân chia theo từng chủ đề, loại hình và được sắp xếp vào từng khu vực riêng biệt, bao gồm: Sách học tập, tham khảo; Sách khoa học; Truyện tranh; Văn học Việt Nam; Văn học nước ngoài; Báo (Nhi đồng, Chăm học, Thiếu niên,  Mặt trời nhỏ, Văn tuổi thơ…). Bạn đọc được lựa chọn trực tiếp sách trên giá, vừa đọc sách tại chỗ, vừa được mượn sách mang về nhà.

Ưu điểm: Sách được phân chia theo từng chủ đề, có biển chỉ dẫn, dễ dàng cho bạn đọc tìm được loại sách mình thích. Tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc, bạn đọc được trực tiếp lựa chọn sách trên giá, bạn đọc có thể đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà tùy theo nhu cầu.

Nhược điểm: Cần không gian rộng để xếp giá và phục vụ bạn đọc, không tiết kiệm được giá sách; Khó quản lý sách; Dễ mất mát sách; Sách trên giá thường xuyên bị lộn xộn do bạn đọc để sai vị trí.

Tổ chức kho Báo- Tạp chí

Báo/ tạp chí được cập nhật hàng ngày, tổng số loại báo, tạp chí của Thư viện khoảng hơn 100 loại. Bạn đọc trực tiếp lựa chọn báo/ tạp chí và đọc tại chỗ. Để bảo quản báo/ tạp chí và đưa ra phục vụ bạn đọc hàng ngày, Thư viện tổ chức kho dưới hình thức kết hợp kho Đóng và kho Mở.

Kho Mở bao gồm những báo, tạp chí mới, xuất bản hàng ngày, hàng tháng. Mỗi loại báo, tạp chí được để vào 1 ô riêng trên giá, kệ tủ trưng bày, mỗi ô có biển chỉ dẫn để bạn đọc dễ dàng tìm kiếm. Bạn đọc lựa chọn báo, tạp chí và ngồi đọc tại chỗ. Đọc xong, bạn đọc để vào đúng vị trí của loại báo, tạp chí đó.

Kho Đóng gồm những báo chí cũ, đã được đóng quyển theo từng loại báo chí và theo từng năm được sắp xếp có hệ thống trong kho, cán bộ thư viện dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu phục vụ bạn đọc. Đây là kho lưu, phục vụ nghiên cứu khi bạn đọc có nhu cầu tìm kiếm những tờ báo, tạp chí hay những bài báo, bài viết trên các báo chí đã phát hành những năm trước. Bạn đọc có nhu cầu sử dụng báo chí cũ sẽ được thủ thư vào kho tìm kiếm và phục vụ bạn đọc.

Công tác tổ chức, sắp xếp kho tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng đối với mỗi thư viện. Căn cứ vào cơ sở vật chất, vốn tài liệu, đối tượng bạn đọc và hình thức phục vụ bạn đọc, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã có những cách tổ chức, sắp xếp kho tài liệu theo nhiều hình thức khác nhau nhằm tiết kiệm diện tích phòng kho, dễ dàng quản lý, bảo quản tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm, sử dụng tài liệu. Trong tương lai, khi điều kiện cơ sở vật chất được đầu tư, hình thức kho mở (tự chọn) sẽ được Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc ưu tiên trong việc tổ chức kho nhằm mang đến bạn đọc những tiện ích tốt nhất, đáp ứng nhu cầu bạn đọc cao nhất.

        Hải Hà