Trên thế giới có một sự công nhận khá rộng rãi là thư viện được tạo thành từ 4 yếu tố sau: vốn tài liệu, cán bộ thư viện, bạn đọc, cơ sở vật chất - kỹ thuật; và giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau mà thiếu một trong các yếu tố đó sẽ không còn là thư viện. Và trong Pháp lệnh thư viện - Điều 3 mục 2: “Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản”
Vậy khi chúng ta đã có đủ 4 yếu tố rồi việc tổ chức sắp xếp kho tài liệu sao cho hợp lý, khoa học và phải đúng quy tắc, quy trình của nghiệp vụ thư viện, để phục vụ bạn đọc một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất đó là yêu cầu đặt ra đối với những người làm công tác thư viện.
Năm 1997 khi chia tách tỉnh Thư viện KHTH tỉnh Vĩnh Phúc (sau này đổi tên thành Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc) tiếp nhận từ Vĩnh Phú hơn 30.000 bản sách của phòng mượn, một phần kho địa chí, một số loại báo tạp chí. Sau khi họp bàn, và tham khảo ý kiến của Thư viện Quốc gia Việt Nam, Vụ Thư Viện, và một số thư viện tỉnh bạn Thư viện KHTH tỉnh Vĩnh Phúc đã quyết định:
- Tổ chức kho sách theo hình thức kho kín (Bạn đọc tra cứu trên hệ thống mục lục, ghi số đăng ký cá biệt đưa cho cán bộ thư viện vào kho lấy sách).
- Sách được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt (từ 1 đến hết)
Sau đó số sách trên được chia vào 2 kho: Kho đọc và Kho mượn được sắp sếp theo số đăng ký cá biệt.
Cách tổ chức kho như vậy có ưu và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
+ Tiết kiệm được kho, giá sách.
+ Cán bộ thư viện lấy sách một cách dễ dàng.
+ Ít mất sách bởi bạn đọc không được vào trong kho sách, sách ít nhàu nát.
Nhược điểm:
+ Sách cùng một tác giả, cùng một chủ đề, môn loại lại phát tán đi nhiều nơi khác nhau của kho sách.
+ Bạn đọc không được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu vì vậy đôi khi cán bộ thư viện lấy sách ra bạn đọc mới thấy không phù hợp với yêu cầu của mình, và bạn đọc lại tiếp tục phải tra tìm, cán bộ thư viện lại tiếp tục lấy sách. Như vậy cán bộ thư viện phải lấy sách rất nhiều lần, và bạn đọc cũng phải tra tìm rất nhiều lần rất mất thời gian mới lấy được sách mình cần. Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ nhất là các thư viện và trung tâm thông tin lớn, nhiều tài liệu, đông độc giả.
+ Theo cách này các tài liệu có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong kho. Nhìn kho sách ta không có khái niệm về nội dung tài liệu của thư viện mà phải thông qua bộ máy tra cứu. Do đó thư viện không thể sử dụng việc sắp xếp này để nghiên cứu vốn tài liệu và hướng dẫn đọc cho bạn đọc.
Vì vậy, sau một thời gian phục vụ bạn đọc có một thực tế đòi hỏi sự thay đổi nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho bạn đọc, thoả mãn những nhu cầu đọc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Và sắp xếp kho sách sao cho khoa học, đúng quy tắc. Năm 2009 Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc quyết định tổ chức một số kho mượn mở và sử dụng mã màu trong sắp xếp kho tài liệu mở.
Kho sách tổ chức theo hình thức kho đóng
(sắp xếp theo số ĐKCB - cần phải có hệ thống tra cứu)
Kho sách tổ chức theo hình thức kho mở có dán mã màu.
(Sắp xếp theo môn loại - Bạn đọc tự vào kho chọn sách)
Cách tổ chức kho mở có ưu và nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Độc giả được trực tiếp tiếp cận với kho tài liệu, họ có thể xem lướt để xác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu cuốn sách họ biết không có, họ có thể mượn tài liệu khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó, mà không cần phải viết lại phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi, bạn đọc luôn cảm thấy không mất thời gian. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu độc giả, độc giả thích thú hơn, nên đến thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng. Cán bộ thư viện không phải trực tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách.
- Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học, theo bảng phân loại DDC để bạn đọc dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan, giống nhau được xếp ở một chỗ, cuốn này không có sẽ mượn cuốn khác xếp cạnh đó có nội dung liên quan.
- Cán bộ thư viện nắm được vốn sách của mình để tiến hành công tác giới thiệu với bạn đọc. Giới thiệu tới bạn đọc những khu vực sắp xếp tài liệu mà bạn đọc cần một cách nhanh chóng, thuận tiện.
- Sách xếp không đúng vị trí cán bộ thư viện có thể phát hiện ra ngay
VD: trên giá sách trong ảnh trên ta thấy có 2 cuốn sách bạn đọc để sai vị trí bởi mã mang số 3 và 4 xếp vào mục 2.
Nhược điểm:
- Mất nhiều diện tích ở trên giá vì phải dành chỗ để phát triển kho sách, nếu tính toán sai lệch, khi các môn loại phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến phải dãn kho rất vất vả. Các giá đều phải có ngăn rộng cỡ sách khổ lớn. Hình thức không đẹp vì quyển cao quyển thấp, mất rất nhiều diện tích. Bảo quản sách khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ mất, dễ hỏng sách do bạn đọc lấy ra vào nhiều.
Quy định về vị trí, màu, kích cỡ:
- Vị trí dán:
Gáy sách
Cách mép cuối của gáy sách 3cm bắt đầu dán từ dưới lên
Mỗi vạch màu cách nhau 0,5cm
Vạch màu 1 cao 1,5cm
Vạch màu 2 cao 1cm
Vạch màu 3 cao 0,5cm
- Về màu:(mỗi môn loại được dán một màu kể cả các lớp và phân lớp)
000. Tin học, thông tin và tác phẩm tổng quát: màu vàng
100. Triết học và tâm lý học: màu xanh da trời
200. Tôn giáo: màu đen
300. Khoa học xã hội màu đỏ
400. Ngôn ngữ: màu nâu
500. Khoa học: màu xanh nước biển
600.Công nghệ: màu xanh lá cây
700. Nghệ thuật và vui chơi giải trí: màu hồng
800. Văn học: màu tím
900.Lịch sử: màu xanh nõn chuối
b. Quy định về số vạch:
000. Tin học, thông tin và tác phẩm tổng quát: màu vàng
+ Tin học, tri thức
+ Thư mục, thư viện ( 2 vạch )
+ Sách tra cứu
Còn lại ( 1 vạch )
100. Triết học và tâm lý học: màu xanh da trời ( 2 vạch )
200. Tôn giáo: màu đen ( 1 vạch )
300. Khoa học xã hội: màu đỏ
+ Mục chung ( 2 vạch)
+ Khoa học chính trị ( 3 vạch )
Còn lại ( 2 vạch )
400. Ngôn ngữ: màu nâu ( 1 vạch )
500. Khoa học: màu xanh nước biển ( 2 vạch )
600.Công nghệ: màu xanh lá cây ( 2 vạch )
700. Nghệ thuật và vui chơi giải trí: màu hồng ( 1 vạch )
800. Văn học: màu tím ( 1 vạch )
900. Lịch sử: màu xanh nõn chuối
+ Địa lí ( 1 vạch )
+ Lịch sử VN ( 3 vạch )
+ Lịch sử các nước khác ( 2 vạch )
Sau đó các môn loại có nhiều lớp và phân lớp và nhiều tài liệu lại được chia nhỏ chi tiết hơn bằng các hình được chúng tôi quy định như: Hình tròn, Tam giác, Trăng, Sao, Hoa thị, Chữ nhật…
VD: dán thêm cho môn loại 300 bởi môn loại này có rất nhiều lớp nhỏ như
300-310: Xã hội học, nhân văn học, văn hóa học: Tam giác
320: Chính trị : Không
330: Kinh tế học: Thoi
340: Pháp luật: Sao
350: Quân sự: Tròn
….
400-410: Ngôn ngữ học: Không
420-494: Ngôn ngữ Anh, Đức, Pháp: Tam giác
……
495.922: Tiếng Việt : Sao
Trong tất cả các môn loại có môn loại 200: tôn giáo: không dán thêm hình gì bởi môn loại này có rất ít tài liệu.
Sắp xếp kho sách theo mã màu đã được áp dụng tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc nhiều năm nay và đã thu được nhiều kết quả tốt, đóng góp không nhỏ vào công tác phục vụ bạn đọc, sắp xếp sách khoa học, giảm tối đa công sức cho cán bộ thư viện và bạn đọc. Hiện nay phương pháp này cũng đang được các thư viện trên cả nước học tập và nhân rộng như: Thư viện TP Hải Phòng, Thư viện tỉnh Phú Thọ, Hải Dương….
Bùi Thị Liên